Lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise de conseil rentable, peu importe que vous soyez à la tête d’une agence de marketing. Fournir vos services de conseil n’est que la moitié du travail accompli. Il est tout aussi important pour votre entreprise d’envoyer des factures client précises et de percevoir le paiement rapidement.
Un bon suivi du temps et une facturation diligente sont des tâches de comptabilité essentielles pour comprendre la véritable rentabilité de votre entreprise basée sur les services.
Non seulement le suivi des heures de travail vous permet de facturer correctement les clients. Mais il peut également atténuer les pertes de revenus, accélérer la collecte de fonds et vous aider à prendre des décisions importantes pour la croissance.
1. Utilisez un bon système comptable de suivi du temps
Le suivi du temps garantit correctement les heures facturables et non facturables et attribue du temps à la bonne tâche, au bon client et au bon projet. Ceux qui sont tous importants pour un certain nombre de raisons.
Estimations précises du projet : un suivi du temps approprié vous permet d’utiliser des données historiques pour estimer de manière fiable le coût d’un nouveau projet.
La rentabilité en un coup d’œil : lorsque vous suivez les heures de projet facturables et non facturables par rapport au temps budgétisé, vous pouvez facilement voir :
- Le coût réel de votre projet
- Que ce soit rentable
- Si vous devriez augmenter votre facturation
Bien que la recherche, les communications avec les clients et le brainstorming, par exemple, prennent du temps et entraînent souvent des dépenses. Ils sont toujours considérés comme non facturables. Le suivi des heures facturables et non facturables vous permet de développer une vision plus réaliste de votre rentabilité.
Contrôle des coûts de main-d’œuvre : vous ne pouvez pas vraiment comprendre à quel point votre entreprise est rentable si vous ne savez pas comment vous passez votre temps. Un suivi précis vous aide à :
- Voyez combien d’heures de travail sont consacrées à des tâches spécifiques
- Exploitez au mieux votre temps et vos ressources humaines
- Éviter les dépassements de coûts
Le suivi du temps par rapport aux estimations et aux délais du projet ne vous aidera pas seulement à contrôler les coûts de main-d’œuvre. Il vous aidera à évaluer l’efficacité des employés et des processus afin que vous puissiez faire des ajustements si nécessaire.
Facturation précise : que vous facturiez un forfait ou un taux horaire, sans un système de suivi du temps approprié, vous risquez une facturation inexacte et non rentable. N’oubliez pas : si vous estimez votre temps sans saisir correctement vos heures, vous pourriez laisser de l’argent sur la table.
2. Rationalisez votre processus de facturation
Pour rationaliser votre facturation, pensez à intégrer votre outil de gestion de projet à votre logiciel comptable. Des outils de gestion de projet permettent des intégrations avec votre logiciel de comptabilité via des connecteurs tiers.
Vous pourrez peut-être vous en sortir en saisissant physiquement les détails du projet dans votre logiciel de comptabilité et en créant des factures si vous êtes le seul employé d’une agence de conseil. Mais si vous êtes une équipe grandissante de 50 consultants par exemple, la saisie manuelle des données n’est pas une solution évolutive sur le long terme.
Intégrer votre logiciel de gestion de projet à votre système comptable vous permet :
- Créez facilement des factures précises
- Facturer les clients rapidement et en conséquence
- Encaissez les paiements plus rapidement
Avec des projets de conseil qui peuvent durer des semaines ou des mois, il est crucial de s’assurer que votre entreprise dispose des liquidités nécessaires.
3. Engagez un comptable
La comptabilité est une tâche importante pour chaque entreprise. Une fois fait correctement, il vous dira si votre entreprise réalise des bénéfices ou si votre entreprise dispose de suffisamment de fonds pour payer ses employés.
Cependant, la comptabilité peut être une activité chronophage. L’externalisation de votre comptabilité est un excellent moyen de vous assurer que vos livres sont bien gérés. Un expert comptable peut gérer les tâches quotidiennes de tenue des registres de votre entreprise. L’expert comptable rapproche vos comptes bancaires et de carte de crédit et vous fournit des rapports financiers précis après la fin du mois. De cette façon, vous aurez une visibilité sur les finances de votre entreprise et pourrez suivre de près votre bénéfice net.
Un expert comptable sait qu’il n’est pas toujours facile de gérer votre comptabilité tout en devant travailler sur vos projets clients. Il travaille en étroite collaboration avec de nombreuses agences de conseil et services professionnels pour mettre en œuvre les bons outils de suivi du temps. L’expert comptable peut accélérer les facturations et les encaissements pour tous les projets et acomptes en cours.
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