Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ? S’agit-il d’un événement d’entreprise ou d’un événement de team building, d’une collecte de fonds caritative ou d’un lancement de produit, d’un salon ou d’une conférence ? Un événement réussi est celui qui est adapté à un public spécifique, il est donc important que vous embauchiez un partenaire qui possède l’expertise.
Pourquoi une agence événementielle ?
Votre propre comité de parti ? Vérifier! Alors pourquoi cherchez-vous en externe ce qui est déjà disponible en interne ?
Il y a plus d’une bonne raison à cela. Par souci de simplicité, résumons-le comme suit : l’organisation d’événements est un travail de spécialiste. Comparez cela à la cuisine : tout le monde peut préparer une certaine forme de nourriture, mais un chef et son équipe en préparent davantage. Elle nécessite le savoir-faire et l’expertise nécessaires, un ensemble de compétences et de préférence l’expérience nécessaire.
Conseil : la planification d’événements est rarement l’affaire d’un seul homme. À quelques exceptions près, il s’agit souvent d’une équipe dont les compétences sont bien accordées les unes aux autres. Regardez avec ces lunettes un éventuel partenaire d’événement.
Apprenez à vous connaître d’abord
Planifiez à l’avance une rencontre avec l’agence événementielle candidate. Est-ce qu’ils écoutent vraiment vos souhaits? Fournissent-ils des réponses suffisantes à vos questions ? Il est également important de s’informer sur la notoriété de l’agence événementielle. Offrent-ils un bon rapport qualité-prix ? Ont-ils suffisamment d’expérience dans l’organisation d’événements dans le secteur ? Choisir une agence qui n’a pas encore d’expérience n’est généralement pas recommandé. Enfin, demandez si vous pouvez contacter l’un de leurs clients et vérifier les événements qu’ils ont déjà organisés dans le passé ; ont-ils réussi ?
Faites attention à l’emplacement
Avez-vous un endroit précis en tête? L’événement aura-t-il lieu au bureau, à proximité du bureau, à la campagne ou à l’étranger ? Demandez à l’agence événementielle si elle connaît un endroit approprié. Réfléchissez à la manière dont les personnes peuvent organiser leur transport jusqu’à l’événement et renseignez-vous auprès de l’agence sur les solutions de transport possibles.
Convenez d’un calendrier et d’un budget clairs
Le planning définitif de l’événement doit être établi en temps utile afin de laisser la place à d’éventuelles modifications tardives. Passez par les différentes étapes – de la préparation au nettoyage. Convenez également du budget et assurez-vous que la communication est transparente et correcte.
La communication incluse ?
Un événement implique beaucoup de communication. Le simple fait de rédiger et d’envoyer les invitations nécessite une approche prudente. Vérifiez donc si l’agence peut également développer la communication autour de l’événement (invitations, affiches, brochures, présentoirs promotionnels, etc.).
Ainsi, lors du choix d’une agence de communication marketing évenementiel, il y a plusieurs choses à considérer. Mais une fois le bon choix fait, il n’y a normalement plus de soucis en vue.
Expérience requise
L’importance de «l’expérience» ne peut pas être assez soulignée. Quiconque organise une fête du personnel une fois par an connaît les ficelles du métier au bout de cinq ans. Il ou elle a alors expérimenté et résolu la plupart des problèmes. Quiconque le fait environ 30 à 50 fois par an, pour une grande variété d’entreprises, s’appuie sur beaucoup plus d’expériences. Un tel partenaire peut vous donner un énorme avantage.