Quel que soit votre secteur d’activité, la concurrence fait rage et les entreprises travaillent davantage sur l’image de leur marque. L’accueil téléphonique fait d’ailleurs partie des principaux points clés pour améliorer son image. Il s’agit effectivement d’un service qui consiste à gérer les appels entrants dans le but d’améliorer la relation client.
Mais son traitement est assez chronophage, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers son externalisation. À ce propos, il faut savoir que l’accueil téléphonique externalisé gagne de plus en plus de terrain auprès des sociétés françaises. Voici donc 4 avantages qu’il peut apporter à votre entreprise.
Être joignable à tout moment pour la gestion des appels
La mise en place d’un service d’accueil téléphonique externalisé ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Elle peut aussi concerner les PME, TPE, Start Up et les professionnels indépendants. En faisant appel à un prestataire spécialisé dans ce domaine, vos clients et prospects potentiels pourront joindre votre entreprise à tout moment.
Il faut savoir qu’un call center à Madagascar, ou dans d’autres pays, dispose de nombreuses équipes disponibles qui peuvent assurer leurs missions sur des plages horaires étendues. En effet, elles sont capables de travailler en alternance (jour et nuit), 7 jours sur 7 contrairement aux réceptionnistes que vous aurez engagées en interne. Ces dernières ne seront pas toujours joignables en cas de pic d’appels, pendant leur pause-déjeuner ou durant leur congé.
Profiter d’un accueil téléphonique de qualité
Si vous confiez cette mission à des salariés dont il ne s’agit pas de leur fonction principale, vous vous exposez à des risques. En effet, ils auront du mal à se concentrer sur leurs tâches principales et vos clients ne seront pas non plus satisfaits par des réponses bâclées. Même si vous avez déjà une équipe dédiée à l’accueil téléphonique en interne, elle risque également d’être débordée si le nombre de vos clients augmente subitement.
Pour éviter de stresser vos équipes ou de perdre vos clients, il serait plus judicieux de confier la gestion de vos appels entrants à un prestataire spécialisé. Ce dernier dispose d’équipes formées et expérimentées dans la relation client. Elles sont capables d’offrir un accueil cordial et professionnel aussi bien à vos clients qu’à vos prospects. Le traitement de vos appels sera donc pris en charge par des experts en la matière qui garantissent un accueil téléphonique de qualité.
Réduire les charges de l’entreprise
Si vous décidez d’installer ce service en interne, vous devrez prendre en charge le recrutement des opérateurs. Il en est de même pour assurer leur formation ainsi que l’acquisition de l’équipement bureautique et technologique nécessaire pour mener à bien leur mission. Mais en confiant votre accueil téléphonique à un centre d’appel externalisé, vous pourrez réduire les charges humaines et matérielles qui y sont consacrées.
En effet, votre prestataire dispose déjà des équipes indispensables pour traiter les requêtes des clients. Il se charge aussi de leur formation ainsi que des équipements. Par conséquent, vous n’aurez plus besoin de passer par la case recrutement et par l’achat de matériel de pointe coûteux puisque tout est compris dans le forfait.
Prévoir son budget pour le call center
En plus de réduire vos dépenses, la délégation de votre accueil téléphonique vous donnera la possibilité de faire des économies considérables. Grâce à la réduction des frais de gestion, la limitation des charges liées au personnel et aux économies réalisées sur l’investissement des équipements, vous pourrez optimiser votre budget. D’ailleurs, vous pourrez fixer à l’avance le budget que vous souhaitez consacrer à la gestion de votre accueil téléphonique externalisé.
En effet, les prestataires spécialisés dans ce domaine proposent des solutions flexibles. Ils permettent ainsi aux entreprises clientes de choisir la formule la plus adaptée à leurs besoins et en fonction de leur budget. Elles seront donc facturées par rapport au service de téléphonie selon les objectifs ou les horaires mentionnés dans les cahiers de charges.